Talousohje
Tätä ohjetta sovelletaan Harjun Woima ry:n hankintoihin ja seuralta laskutettaviin kuluihin.
Kilometrikorvaukset ja muut matkakulut
Kilometrikorvausten laskuttamiseen käytetään ao lomaketta
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_TyJzg49I6A7EnNbkB-tkOp5-RbwPpBOllKYzh1nfIU/edit?usp=sharing
Mikäli haluat pitää Google Driveen tallennetulla lomakkeella matkapäiväkirjaa, ilmoita tästä taloudenhoitajalle sähköpostitse:
laskutus.harjunwoima@gmail.com
Matkakulut laskutetaan pääsääntöisesti neljä kertaa vuodessa ao aikataulun mukaan.
1. jakso: tammi - helmikuun matkakulut
Laskut toimitetaan seuralle 8.3 mennessä
2. jakso: maalis - toukokuun matkakulut
toimitetaan 10.6 mennessä
3. jakso: kesä - lokakuun matkakulut
toimitetaan 10.11 mennessä
Tällöin ei enää makseta kevään laskuja
4. jakso: marras - joulukuu
toimitetaan 20.12 mennessä
Tästä voidaan poiketa siten että kuluja laskutetaan useamminkin; tällöin aikataulusta sovitaan sähköpostitse taloudenhoitajan kanssa.
Matkakulujen osalta tulee huomioida, että kevään (tammi-toukokuu) matkat tulee laskuttaa 10.6 mennessä. Syksyn ja kesän (kesä-joulukuu) matkat tulee laskuttaa 20.12 mennessä. Näiden ajankohtien jälkeen laskutettavia kuluja ei makseta.
Laskun toimitus
Tulosta täytetty lomake, lisää käsin henkilötunnus ja allekirjoitus, skannaa lomake ja lähetä se sähköpostitse
laskutus.harjunwoima@gmail.com
Vaihtoehtoisesti jätä paperinen lomake Woimanpesän konttoriin lokeroon “laskut”.
Hankinnat (mukaan lukien tilaukset ja kisailmoittautumiset)
Ensisijaisesti hankintoja seuralle tekevät hallituksen jäsenet, joille esityksiä tarpeellisista hankinnoista voi tehdä.
Pieniä (alle 200€) hankintoja voivat tarvittaessa tehdä myös seuran valmentajat ja toimihenkilöt edellyttäen, että hankinnoille on ennakkoon hyväksyntä. Ennakkohyväksyntää ei edellytetä ryhmien kilpailutoimintaan liittyvistä kuluista, jos nämä ovat hallituksen hyväksymän suunnitelman ja talousarvion mukaisia.
Itse maksettujen hankintojen laskuttaminen
Alle 50 € hankinnat tulee aina maksaa suoraan itse ts näitä ei oteta laskulle. Käytä itse maksettujen hankintojen laskuttamiseen seuralta ao lomaketta:
https://drive.google.com/file/d/1DkoPzxr8FobIlJkOBIrWKc9mx26vqyoc/view?usp=sharing
Liitä lomakkeeseen kuitit hankinnasta. Kuiteilla ei saa olla muita esim omia ostoja. Lomakkeen kohdat tili ja hyväksyntä täyttää laskun hyväksyjä.
Ensisijaisesti toivotaan allekirjoitettujen ja skannattujen lomakkeiden toimitusta sähköpostitse:
laskutus.harjunwoima@gmail.com
Vaihtoehtoisesti jätä täytetty lomake Woimanpesän konttoriin lokeroon “laskut”.
Menojen ja kulujen hyväksyjät:
Talousarvion mukaiset hankinnat ja kulut hyväksyy pääsääntöisesti taloudenhoitaja.
Taloudenhoitajan esittämät laskut hyväksyy puheenjohtaja.
Talousarvioon sisältymättömät kulut ja hankinnat hyväksyy hallitus, jolle asian esittelee taloudenhoitaja.